E-Ijazah Panduan Lengkap Verifikasi dan Validasi Data Peserta Didik Kelas Akhir – Digitalisasi dalam dunia pendidikan telah membawa perubahan signifikan, salah satunya adalah implementasi E-Ijazah oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek).
Sistem ini dirancang untuk menggantikan ijazah manual guna meningkatkan efisiensi administrasi, mencegah pemalsuan, dan memastikan keabsahan dokumen akademik.
Namun, sebelum E-Ijazah dapat diterbitkan, setiap sekolah dan madrasah wajib melakukan verifikasi dan validasi data peserta didik tingkat akhir.
Proses ini sangat krusial karena kesalahan data dapat menghambat penerbitan ijazah secara resmi. Berikut adalah panduan terperinci untuk memastikan kelancaran proses tersebut.
1. Verifikasi Data Satuan Pendidikan (Verval SP)
Operator sekolah atau madrasah harus memastikan bahwa nama lembaga pendidikan telah terdaftar secara benar dalam sistem. Langkah-langkah yang perlu dilakukan:
- Login ke portal Verval SP dengan akun operator resmi.
- Periksa kesesuaian data sekolah, termasuk nama, alamat, dan jenjang pendidikan.
- Jika terdapat kesalahan, ajukan perbaikan data melalui sistem yang telah ditentukan.
Kesalahan dalam tahap ini dapat mengakibatkan ketidaksesuaian pada dokumen akademik peserta didik, sehingga perlu dipastikan tidak ada ketidaksesuaian informasi.
2. Verifikasi Jumlah Peserta Didik Tingkat Akhir
Jumlah peserta didik yang akan menerima E-Ijazah harus sesuai dengan data yang telah terdaftar pada sistem sebelumnya. Operator wajib melakukan:
- Pengecekan data peserta didik kelas akhir pada sistem Emis (untuk madrasah) atau Dapodik (untuk sekolah umum).
- Verifikasi lonjakan atau penurunan jumlah siswa dibandingkan tahun sebelumnya.
- Jika terdapat perbedaan jumlah siswa, lakukan pembaruan sesuai prosedur sistem.
Validasi ini sangat penting untuk mencegah peserta didik yang berhak tidak mendapatkan E-Ijazah akibat kesalahan data.
3. Validasi Identitas Peserta Didik
Setiap peserta didik yang akan menerima E-Ijazah harus memiliki data identitas yang benar dan lengkap. Komponen utama yang harus diverifikasi adalah:
- Nama lengkap sesuai dokumen resmi
- Nomor Induk Kependudukan (NIK)
- Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
Operator harus melakukan pengecekan melalui Verval PD dan Verval NISN. Jika ditemukan perbedaan antara data di sistem dengan dokumen kependudukan resmi, segera lakukan perbaikan melalui mekanisme yang tersedia.
4. Verifikasi Data Kepala Sekolah
Data kepala sekolah yang tercatat dalam sistem harus akurat. Pengecekan dilakukan dengan cara:
- Login ke sistem Emis atau Dapodik sesuai jenjang pendidikan.
- Memastikan kepala sekolah yang tercatat sesuai dengan SK pengangkatan terbaru.
- Jika terjadi pergantian kepala sekolah yang belum diperbarui, segera ajukan perubahan data.
Kesalahan dalam data kepala sekolah dapat berdampak pada legalitas ijazah yang diterbitkan, sehingga tahap ini harus dilakukan secara ketat.
5. Pengecekan Status Data di Referensi Data Kemendikbud
Setiap sekolah dan madrasah harus memastikan bahwa semua data peserta didik yang akan menerima E-Ijazah telah tersinkronisasi dengan Referensi Data Kemendikbud. Langkah-langkah pengecekan:
- Akses laman referensidata.kemdikbud.go.id menggunakan akun operator sekolah/madrasah.
- Pilih jenjang pendidikan sesuai dengan sekolah (MI, MTs, MA, SMA, SMK).
- Pilih lokasi sekolah berdasarkan provinsi, kabupaten, dan kecamatan.
- Pastikan data peserta didik telah valid dan tidak ada selisih jumlah (residu data = 0).
Pengecekan ini sangat penting karena referensi data digunakan sebagai acuan utama dalam penerbitan E-Ijazah.
6. Validasi Daftar Nominasi Sementara (DNS) dan Daftar Nominasi Tetap (DNT)
DNS dan DNT merupakan daftar yang menentukan kelayakan peserta didik dalam menerima E-Ijazah. Operator harus memastikan bahwa:
- DNS dan DNT telah terisi dengan benar berdasarkan hasil verifikasi sebelumnya.
- Tidak ada peserta didik yang terlewat atau memiliki kesalahan identitas.
- Pembaruan dilakukan jika ditemukan ketidaksesuaian data melalui sistem Emis atau Dapodik.
Jika terdapat kesalahan dalam daftar ini, penerbitan E-Ijazah bisa tertunda atau bahkan dibatalkan.
Kesimpulan
Verifikasi dan validasi data peserta didik merupakan langkah wajib sebelum penerbitan E-Ijazah. Operator sekolah dan madrasah harus memastikan bahwa semua data telah sesuai, akurat, dan tersinkronisasi dengan sistem yang berlaku.
Proses ini melibatkan beberapa tahap penting, termasuk verifikasi data satuan pendidikan, pengecekan jumlah peserta didik, validasi identitas, serta pemeriksaan daftar nominasi.
Kesalahan sekecil apa pun dapat menghambat proses penerbitan ijazah, sehingga semua langkah harus dilakukan dengan teliti.
Dengan mengikuti prosedur verifikasi ini, sekolah dan madrasah dapat memastikan bahwa peserta didik memperoleh E-Ijazah yang sah, legal, dan sesuai standar Kemendikbudristek.
